5 dicas de como melhorar a intranet da empresa

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Melhorar a intranet da empresa é uma excelente forma de turbinar a comunicação interna e a produtividade das equipes corporativas. Afinal, o engajamento dos colaboradores da empresa é ingrediente indispensável para o sucesso desta ferramenta de integração de processos e de pessoas.

Quer otimizar os resultados desta ferramenta na sua empresa? Então, fique ligado nas dicas que daremos a seguir e coloque-as em prática o quanto antes!

1. Aposte na gamificação para melhorar a intranet da empresa

Faça a gestão do conhecimento na intranet da sua empresa utilizando a técnica de gamificação — uma estratégia que une mecânicas e dinâmicas de jogos em situações corporativas para motivar as pessoas a aprenderem e a resolverem problemas.

A gamificação torna o aprendizado divertido e estimulante, ao promover a obtenção de metas por meio de estratégias de jogos: rankings, mudanças de fases, competição amistosa entre os envolvidos — tudo com o objetivo de engajar seus colaboradores a melhorarem suas performances.

2. Delegue a atualização de conteúdo para seus colaboradores

Mobilize um grupo multidisciplinar para atualização de conteúdos, de modo que cada pessoa fique responsável por atualizar informações pertinentes às suas competências. Assim, os conteúdos ficam ricos e renovados, por meio de uma estratégia colaborativa e compartilhada.

3. Não se esqueça dos aspectos tecnológicos

A atualização tecnológica da intranet interfere diretamente na sua popularidade e na sua usabilidade. É preciso levar em conta alguns fatores para desempenhar essa função:

  • Alta performance: o sistema precisa ser multiplataforma e ter tempo de carregamento e processamento rápido;
  • Responsividade: as telas devem ser mobile friendly (responsivas) para facilitar o acesso por meio de qualquer dispositivo (computador, tablet, notebook ou smartphone);
  • Funcionalidade: os menus devem ser amigáveis e sua operação intuitiva;
  • Apelo visual: a comunicação visual da intranet deve torná-la leve, atrativa e informativa. O uso de ícones facilita o acesso aos serviços e a renovação de gráficos e fotos demonstra dinâmica na atualização de conteúdo;
  • Segurança de dados: a intranet é a porta de entrada para os servidores da empresa, portanto, quanto mais atualizados forem os softwares aplicados em sua arquitetura, maior será o grau de segurança dos dados. O gerenciamento de permissões de acesso ao conteúdo e às áreas da intranet é imprescindível.

4. Invista em um sistema de pesquisa otimizado

Além de preciso, relevante e confiável, o conteúdo da intranet deve estar organizado, classificado e indexado com o uso de metadados para facilitar o acesso rápido por meio de um mecanismo de busca.

É importante que a ferramenta de busca permita a pesquisa avançada e tenha destaque em todas as páginas da intranet para que sua funcionalidade seja lembrada e bem explorada.

5. Integração com serviços corporativos

A otimização do uso da intranet pode ser promovida por meio da sua integração com outros serviços corporativos, tais como:

  • Correio eletrônico;
  • Informações de RH — pagamento, escala de férias, banco de horas, programação de exames periódicos;
  • Mecanismos de transferência de arquivos (download/upload);
  • Dashboard de indicadores de desempenho;
  • Cadastro online de requisições;
  • Sistemas de gestão (acesso remoto aos bancos de dados);
  • Help desk;
  • Newsletter;
  • Rede social corporativa;
  • Mecanismos de workflow.

A intranet, quando bem gerenciada, dá transparência e agilidade ao fluxo de comunicação organizacional e facilita o dia a dia dos colaboradores, disponibilizando dados, informações e sistemas operacionais necessários para a realização das tarefas cotidianas.

Melhorar a intranet da empresa é fundamental para ampliar o grau de produtividade e de competitividade da sua empresa. Por isso, invista nessas boas práticas e colha bons frutos!

E a sua intranet? Já está turbinada? Compartilhe suas experiências deixando um comentário!

Comunicação moderna. Pouco texto, mais imagens!

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Hoje em dia a máxima de que uma imagem vale mais do que mil palavras, está cada vez mais presente. A profusão de imagens na comunicação é o grande momento da atual era da informação. Esse fenômeno ocorre porque a comunicação atualmente exige velocidade e, nesse contexto, as imagens comunicam a mensagem com mais rapidez e eficiência. Além disso, as ilustrações, a fotografia, o cinema e a televisão já acompanham as pessoas há gerações. Isso agrega valor para a importância da imagem. Vale lembrar também que hoje em dia, na era da convergência digital, os vídeos e as fotos já fazem parte do mundo online, tornando a internet assim um reduto para a comunicação por meio de imagens, sempre rápida e instantânea.

Outro fator que serve para corroborar com isso, é também a crescente demanda de infográficos em matérias jornalísticas. Algumas revistas impressas, bem como sites e blogs, já contam com reportagens que abrem mão de blocos de texto e apelam para infográficos ilustrativos. Tais infográficos se mostram cada vez mais elaborados e alguns até contam com um grande valor artístico, conseguindo aliar ao mesmo tempo informação e um contexto com bastante imagens, de forma lúdica e criativa.

Na publicidade, por exemplo, a imagem reina absoluta. Tanto a publicidade veiculada na mídia eletrônica, quanto na impressa, é marcada pelo uso constante da imagem, seja para vender um produto, um serviço ou até uma ideia. Trabalhar a imagem no campo publicitário é essencial.

Além disso, é importante salientar que o cérebro humano consegue processar o significado de uma imagem bem mais rápido do que interpreta um texto. Isso é essencial para uma era como a nossa, que atua com muita informação e cada vez requer uma comunicação com mais velocidade.

O fluxo das imagens nas redes sociais e em outros meios de comunicação

Um exemplo de como a informação está cada vez mais voltado para as imagens é a atuação das redes sociais, especialmente o Facebook, que é uma das redes sociais que conta com mais usuários em várias partes do mundo, especialmente no Brasil.

Para quem trabalha com publicidade utilizando as páginas do Facebook, por exemplo, deve saber que o público hoje em dia está mais propenso a ficar atento a vídeos, fotos, slides e infográficos. Tal motivo se deve pelo fato de que no Facebook, que conta com um fluxo de informação muito grande de postagens, as pessoas almejam uma informação rápida. Sendo assim, o recurso imagético é bem mais eficiente nele e também não acarreta em poluição visual. As pessoas cada vez mais querem uma comunicação desprovida de poluição e, nesse caso, as imagens são bastante pertinentes.

Outro ponto a ser levado em consideração é no comércio eletrônico. Nesse contexto, a maioria dos consumidores prefere visualizar em um site uma foto bem elaborada do produto, apontando todas as suas características, do que ler um texto descritivo do mesmo.

Imagem em outras mídias

As imagens sempre tiveram atuação importante em outros meios. Um exemplo disso são os outdoors, que por exigirem uma rápida visualização, trabalham bem o recurso de comunicar por meio de imagens.

O mesmo conceito é válido para a comunicação em estabelecimentos comerciais por meio de fachadas e cartazes. As imagens, nesse caso, comunicam de forma rápida a questão de preços e promoções, por exemplo.

Além disso, a tecnologia pode ser utilizada a favor das imagens, como é o caso dos menus digitais utilizados pela maioria dos fast foods, que através de telas digitais apresentam fotos bem elaboradas dos alimentos, atiçando dessa maneira o desejo dos clientes.

Portanto, nos dias de hoje, saber utilizar todos os recursos imagéticos nos mais diversos tipos de mídia, é a garantia de uma comunicação eficiente com qualquer tipo de público.

Comunicação horizontal ou vertical? Qual a melhor opção para sua empresa?

comunicao horizontal ou vertical

Ter uma estrutura administrativa bem estruturada é fundamental para o desempenho organizacional. Viver sem comunicação seria possível? Ficar sem falar ou ouvir o outro?

São situações impossíveis para que se consiga conviver em sociedade ou para criar algo que vá adiante. É através desse canal que todos se relacionam e se guiam, independentemente do tamanho ou segmento de uma organização.

O que é a comunicação?

Comunicação: ação de transmitir uma mensagem e receber outra como resposta. Um campo de conhecimento que estuda os processos de relacionamento humano. O que dá vida ao andamento do planejamento de uma empresa.

Para se iniciar o processo de como trabalhar à comunicação, que nada mais é, do que o fluxo de informações, traça-se um plano, desenhando o perfil da empresa, para se manter em sintonia de modo organizado, bastante claro, estabelecendo formas de administração e chegar a um consenso para decidir qual a melhor opção a ser seguida pela sua empresa.

Vejamos:

A comunicação vertical

Tem que haver uma hierarquia. Os líderes não são líderes por acaso, sua participação é essencial para emitir as informações necessárias aos seus liderados, de maneira natural e simplificada, evitando ruídos desnecessários.

Organograma vertical é o mais utilizado nas organizações, representado por uma pirâmide, para apresentar a estrutura hierárquica da companhia: no topo o presidente, na sequência os diretores, gerentes, e assim por diante.

Essa comunicação é feita entre pessoas de níveis hierárquicos diferenciados e o fluxo pode se dar de duas formas :

Ascendente

Enviar planilhas de resultados aos superiores referentes a uma área ou projeto, sugestões, críticas, relatórios de pesquisas, decisões.

Desvantagens da comunicação vertical ascendente: não é nada objetivo, muitas vezes não há veracidade das informações relatadas entregues aos líderes.

Descendente

Quando se inicia pela mesa diretiva, no topo, seguindo no sentido da base hierárquica. Essa comunicação se dá através de informações, comunicações e orientações sobre regras e regulamentos da empresa.

Desvantagens da comunicação vertical descendente: não há predominância na participação dos subordinados.

Comunicação horizontal

Entendendo-se que o organograma horizontal possui semelhanças com o organograma vertical, diferenciando na distribuição dos cargos, ao invés de um sobre o outro, são laterais, isso é lado a lado. O propósito é a diminuição do “choque” que a informação vertical possa causar. Deixando ao colaborador com a sensação de que sua função é tão importante quanto qualquer outra dentro da empresa.

Comunicação horizontal: abrem-se portas às ideias, inovações, conversas para o bem estar das equipes, melhorias e relacionamentos interpessoais, envolvendo diferentes  departamentos com membros diversificados. Seria um tipo de comunicação lateral, que se pode chamar de informal, a qual não são especificadas os níveis de equipes que poderão participar.

Desvantagens da comunicação horizontal: com o crescimento da organização pode haver menor aproximação entre os departamentos.

Agora que você já conheceu um pouco mais os conceitos sobre comunicação horizontal e comunicação vertical, com suas vantagens e desvantagens, poderá  compartilhar esse artigo com seus colegas de trabalho, para chegar no melhor tipo de comunicação para sua empresa. Importante lembrar que todas as maneiras possuem vantagens e desvantagens, e que a escolha dependerá das necessidades de cada organização. 

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