Eventos Corporativos – Gestão

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Eventos precisam de uma boa gestão, sejam eles internos ou externos, é uma dos maiores segredos do sucesso para uma empresa. Quando realizados para o mercado, ou seja, para clientes, parceiros ou fornecedores, as palestras, feiras e reuniões, têm como objetivo divulgar a empresa, produtos e ainda melhorar a relação aumentando a fidelidade.

Quando são realizados internamente, para funcionários, colaboradores e terceirizados, melhoram a produtividade e são como uma verdadeira valorização da empresa para aqueles que fazem tudo acontecer.

Mas coordenar e planejar eventos não é uma tarefa fácil e exige dedicação intensa por parte da equipe de marketing. Você sabia que existem algumas dicas que além de facilitar o trabalho, garantem o sucesso? Então veja a seguir e comece a colocar em prática agora mesmo!

1. Eventos e o foco nos objetivos

Não adianta organizar um evento atrás do outro se eles não têm um objetivo traçado. Antes de começar a organizar, é preciso ter em mente qual é a meta principal.

Você deseja aumentar as vendas de algum produto? Apresentar uma novidade para o mercado? Comemorar alguma data especial dentro da empresa? Com isso em mente, fica mais fácil definir qual será a abordagem a ser feita, convidados, atrações e até o local mais indicado.

2. Defina um orçamento

Se a diretoria da empresa não definir um orçamento, defina você baseando-se na quantidade total de verba do departamento, na quantidade de eventos que deseja realizar e no objetivo. Trabalhe sempre dentro do orçamento para não se perder e ter problemas no futuro.

2. Planeje o passo a passo

Não caia na tentação de deixar que as coisas aconteçam. Comece a planejar o evento com a maior antecedência possível e liste todas as atividades que devem ser feitas, com prazo para término e custo.

3. Escolha os fornecedores com cuidado

O melhor é contar sempre com fornecedores fiéis, que mantenham a qualidade dos serviços e possam garantir preços mais competitivos. Mas se ainda não os tiver, faça uma pesquisa minuciosa a respeito da idoneidade da empresa e a satisfação de clientes que já foram atendidos.

4. Delegue atividades

Divida as atividades com outros funcionários da equipe e defina qual será o papel de cada um. É importante que todos estejam cientes de suas responsabilidades e saibam com clareza quais os objetivos que devem ser conquistados,

Em alguns casos, você irá precisar terceirizar alguns serviços, como por exemplo, de copa, garçons, segurança ou recepção. Nestes casos, marque uma reunião com a equipe e passe todas as instruções, desde comportamentais a operacionais, sem deixar de informar qual é o tipo de roupa que deverá ser usada.

5. Prepare-se para o feedback

Um bom gestor de eventos está sempre de olho nos próximos acontecimentos. Então crie uma forma de pesquisar a satisfação do público do seu evento para verificar quais foram os acertos e os erros. Assim, você ficará ainda mais preparado para as próximas vezes.

6. O público-alvo é o mais importante

O público-alvo de um evento é o que definirá o tipo de atração a ser chamada, local onde será realizado o evento e até formato. Eventos para funcionários devem ser focados na motivação e na valorização enquanto para clientes e fornecedores, devem apresentar uma boa imagem da empresa e o desejo de satisfação de suas necessidades.

7. Transmissão online

É inviável o deslocamento de uma grande equipe caso sua empresa tenha sedes espalhadas pelo país. A transmissão de eventos online é a melhor solução para atingir este público que precisa acompanhar o conteúdo mas que está longe do espaço físico do evento. Além disso fornecedores e parceiros comerciais tem acesso fácil e podem interagir enviando dúvidas no bate papo ou mesmo compartilhando imagens e vídeos em tempo real.

Com estas dicas, vai ficar muito mais fácil organizar um evento de sucesso e alcançar os objetivos. Mãos à obra!

Tela TRF4 – Julgamentos ao vivo – Tribunal Regional Federal

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Para facilitar a vida de Advogados, réus e magistrados o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, possui um projeto gigante de transmissão ao vivo, onde os processos podem ser acompanhados em tempo real pela internet através de um computador, tablet ou celular! Vamos te explicar neste artigo, como funciona este sistema de transmissão e todos os benefícios que esta tecnologia oferece!

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Julgamentos ao vivo

Contribuindo com a desburocratização, após 10 anos de planejamento, o TRF4 implementou um sistema que mudou muito o acesso aos julgamentos realizados na casa. Através de mais de 30 câmeras com ângulo de 360º, instaladas na sala onde são realizadas as audiências, qualquer pessoa pode assistir aos julgamentos em tempo real. O Tribunal investiu 8 milhões de reais no projeto e conta com uma central técnica que parece até com um estúdio de TV, com mesa de corte, câmeras e monitores.

Para gerenciamento e segurança da transmissão, o TRF4 escolheu o software Webinars, que atende as diversas necessidades do projeto, entre elas, transmissão sem limites de participantes simultâneos, relatório online de audiência e suporte técnico online.

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Funcionamento

Além dos julgamentos em tempo real, através do portal do tribunal é possível visualizar as audiências que estão no acervo e os processos que ainda vão ocorrer. Desta forma é possível selecionar um arquivo direto na consulta processual e assistir todas as sessões que ocorreram no processo. Porém, não são anexados aos processos eletrônicos as imagens dos julgamentos sem debates e aqueles que foram decididos de forma unânime. Já os processos em segredo de justiça não serão transmitidos nem indexados em vídeo no processo.

Além das facilidades e acessibilidade que o projeto oferece, o sistema vai mais além. Por exemplo , se um advogado de uma outra cidade ou localização não puder participar de um julgamento ele tem o direito a uma Sustentação Oral a distância, uma mão na roda para os advogados que não precisam se deslocar até o tribunal, reduzindo despesas de deslocamento, muitas vezes impagáveis pelos seus clientes. A transmissão é perfeita! Com som e imagem de ótima qualidade, a sensação do advogado é de estar dentro da sala de audiências.

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Benefícios

Além da contribuição para a democratização da justiça, os benefícios gerados na implementação deste projeto foram enormes, entre eles:

– Redução de despesas com papéis, impressões.

– Redução do Transportes de processos.

– Espaços menores nos prédios de arquivos.

– Redução de 80% no tempo de andamento dos processos.

Para o advogado Luiz Carlos Levenzon, que também foi presidente da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB-RS), o sistema aproxima as pessoas do Judiciário. “Os debates são públicos e o Judiciário é um espaço público. A lei diz que a audiência é pública, então o acesso das pessoas em relação aos julgamentos é uma questão de democracia, de transparência”, explica Levenzon.

Tecnologia de transmissão

A tecnologia de transmissão utilizada neste projeto é conhecida como Streaming. Se você não sabe o que é Streaming veja o artigo que escrevemos sobre O que é streaming e como isso pode ser relevante para minha empresa?

De forma resumida podemos traduzir o Streaming literalmente como “fluxo contínuo”. Ele se refere a uma tecnologia que permite a transmissão e o acompanhamento ao vivo de vídeo ou áudio na internet sem a necessidade da realização de downloads dos conteúdos.

Esta tecnologia é utilizada por muitas empresas que podem fazer o uso da tecnologia para melhorar sua comunicação interna, realizando videoconferências entre os departamentos, filiais e parceiros de negócio. Também podem realizar a transmissão de eventos próprios ou de terceiros para suas equipes ou para seu público-alvo em ações de marketing e relacionamento.

Outro uso interessante desta tecnologia é na capacitação de funcionários, parceiros de negócios e até clientes (cursos, workshosps, webinars ao vivo, etc.). Também é possível realizar vendas à distância, em videoconferências com clientes.

Se você tem uma empresa, escrevemos um artigo que pode ajudá-lo a criar ideias para utilizar esta tecnologia no seu negócio: 5 maneiras de usar o streaming no seu negócio.

O que você achou do projeto de transmissão online do Tribunal Regional Federal? Você tem alguma ideia para a sua empresa? Ficou alguma dúvida sobre esta tecnologia?

Deixe seu comentário aqui embaixo para esclarecermos as suas dúvidas.

Descubra a importância da qualidade do áudio em uma transmissão

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É preciso admitir que na hora do planejamento de um vídeo, nos preocupamos muito com a iluminação, posição da câmera, além do que, durante a gravação, já ficamos pensando nas formas de editar o conteúdo final. Quando isso acontece, é no momento do primeiro play que surge o problema: o áudio ficou ruim.

As vozes estão chiando, no fundo é possível ouvir carros passando, gato e cachorro fazendo algazarra e em um caso ou outro, até cochichos da própria equipe de gravação. O áudio foi ignorado. Como mandar um vídeo desses para o ar?

Sim, difícil. Saber controlar o áudio de uma gravação é importantíssimo para o resultado final. Seja um podcast, webinar, videoconferências via hangout, vlogs. A seguir, você entenderá a importância de uma boa captação de áudio para as suas transmissões.

Como deve ser feita a captação?

A primeira coisa é saber exatamente o que você pretende gravar. Vamos começar do básico: caso seja uma videoconferência, basta tentar controlar o ambiente em que você se encontra da melhor forma possível. Pense em fechar a janela (mesmo se não houver barulho naquele momento) e desligar outras fontes de ruído — muitas pessoas não se atentam que algo como o vento de um ventilador pode atrapalhar o áudio. Utilizar um bom microfone ou headset é essencial, se for um com conexão USB, melhor ainda.

Se a transmissão for de algo maior como um webinar, é necessário investir mais em microfones. As câmeras DSLR (aquelas câmeras fotográficas profissionais), além de serem capazes de capazes de gravar vídeo de ótima qualidade, possuem entrada para microfones externos, o que melhora — e muito — a qualidade do áudio. Considere essa opção se estiver de acordo com o seu projeto. Caso mais pessoas estejam envolvidas, bons microfones de lapela são os mais indicados.

Como melhorar a qualidade de áudio?

Falar bem é importante

Você não precisa ser um ator ou apresentador profissional para que a sua voz soe bem em uma transmissão de áudio. Faça alguns exercícios vocais, converse. Dê e provoque algumas risadas. Isso ajuda a sua voz sair mais natural no momento da gravação.

Dominar o conteúdo

Saiba bem o que você dirá, seja objetivo. Quando o conteúdo está na ponta da língua, evitam-se longas pausas entre uma fala e outra, o que pode ser inconveniente em uma transmissão ao vivo.

Fazer testes antes da gravação

É bom testar antes de fazer algo importante, não é mesmo? Imagine gravar 60 minutos e depois descobrir que o áudio ficou ruim? Para evitar esse tipo de situação, dedique algum tempo para testar o áudio. Veja se o volume está bom, se a captação do microfone está clara.

Qual a importância da qualidade do áudio?

O áudio é tão importante quanto à imagem, pois ele transmitirá o que não aparece nas imagens do vídeo através da fala. A qualidade dele é essencial para que o conteúdo seja entendido e não gere dúvidas quanto ao seu teor.

Como dito acima, de nada adianta focar no vídeo se no final das contas o seu público conseguir apenas ver e não ouvir. Sem um áudio de qualidade, sua transmissão corre o risco de ser deixada pelo espectador, o que pode gerar uma imagem negativa da sua empresa. Além disso, o áudio valoriza o conteúdo e motiva o espectador a buscar por mais conteúdo transmitido por você.

Agora que você já sabe a importância da qualidade do áudio, não deixe de assinar a nossa newsletter e receber mais dicas sobre transmissão, vídeo e muito mais!